Fatturazione Elettronica in Svizzera
La gestione della fatturazione elettronica in Svizzera è entrata in vigore nel gennaio 2016, quando è diventata obbligatoria, ma soltanto per l’Amministrazione federale e i suoi fornitori e quando i contratti raggiungono importi pari e superiori ai 5.000 franchi svizzeri.
Al contrario di altri Paesi europei, tra cui anche l’Italia, in ambito privato, l’utilizzo della fattura elettronica è ancora volontario. Tuttavia, sia per l’amministrazione sia per le imprese, la documentazione deve essere conservata per almeno dieci anni.
La fattura elettronica è una soluzione semplice, comoda e flessibile, utile a ogni genere di azienda, in particolare a quelle medio-piccole, alle prese, molto spesso, con la gestione di incombenze burocratiche che tolgono tempo prezioso ad altre attività.
Che cos’è la fatturazione elettronica
La fatturazione elettronica è un sistema digitale atto a emettere, trasmettere e conservare le fatture e ha il duplice obiettivo di ridurre i costi, regolamentare e controllare meglio il settore e mandare in soffitta i vecchi e obsoleti supporti cartacei.
Per essere ritenute regolari, le fatture elettroniche devono contenere tutte le informazioni già presenti in quelle cartacee, dunque importo, data, mittente e destinatario e descrizione della o delle prestazioni effettuate.
Per gestirle, è necessario munirsi di un software adeguato in grado di permettere l’inserimento di tutte le informazioni e di archiviare le fatture, rendendole, tuttavia, sempre disponibili e consultabili. In alternativa, ci si può affidare a servizi esterni di provider specializzati.
I vantaggi della fatturazione elettronica
I vantaggi della fattura elettronica sono diversi, a cominciare dal beneficio di non inserire più manualmente i dati relativi al conto, agli importi e ai numeri di riferimento, con conseguente miglioramento anche della contabilità aziendale che potrà monitorare, in qualsiasi momento, tutti i dettagli di fatturazione.
Ai fini legali, le fatture elettroniche rappresentano una prova di un contratto stipulato e, dunque, possono essere utilizzate in caso di problemi con il pagamento di fatture scadute o contestate. Invece, ai fini fiscali, rappresentano un valido aiuto nel momento in cui bisogna compilare la dichiarazione dell’IVA e accedere alle detrazioni.
Inoltre, una fattura elettronica può essere visionata, controllata e saldata in ogni momento, in piena autonomia e grazie soltanto a un PC collegato in rete. Infine, non bisogna sottovalutare l’apporto alla tutela dell’ambiente, visto che si abbatte il consumo di carta.
Tipologie di fattura elettronica svizzera
La versatilità della fatturazione elettronica, permette a ogni impresa o amministrazione di scegliere la soluzione più adatta alle proprie esigenze e alla propria organizzazione interna.
La fatturazione elettronica può avvenire tramite sistema integrato (ERP) che dispone di un modulo in grado di generare le fatture sottoforma di file di dati strutturati. In questo caso, per la spedizione delle fatture, serve collegarsi a un service provider.
In alternativa, si può fatturare in formato PDF, attraverso l’utilizzo dei più comuni software gestionali come Word o Excel, oppure con un comune programma di contabilità aziendale. La fattura in PDF deve essere inviata tramite e-mail, oppure attraverso il portale di un service provider.
Infine, la fattura elettronica può essere registrata direttamente su Internet, sfruttando sempre il portale web di un service provider. Questa è la soluzione migliore quando si ha un numero limitato di fatture da trasmettere all’Amministrazione federale.
Gestione della fatturazione elettronica in Svizzera
Con la legge dell’8 ottobre 2014, il Consiglio federale svizzero ha stabilito l’obbligo per tutti i fornitori dell’Amministrazione federale di emettere fatture elettroniche per tutti gli importi contrattuali superiori ai 5.000 franchi.
La legge è entrata in vigore dal 1° gennaio 2016, quando si è stabilito anche che l’obbligo di usare la polizza di versamento cartacea è riservato soltanto agli acquisti di valore inferiore alla somma indicata sopra.
Per quanto riguarda la gestione delle fatture elettroniche da parte dei fornitori, questi non devono più stamparle e inviarle per posta all’Amministrazione federale, ma trasmettere direttamente i dati di fatturazione al proprio fornitore di servizi di fatturazione elettronica.
I clienti, invece, possono ricevere le fatture elettroniche tramite la registrazione online al servizio di e-banking del proprio istituto finanziario. In alternativa, hanno la possibilità di importarle grazie ai vari software utilizzati per la contabilità.
Per sfruttare al meglio le potenzialità e i benefici della fatturazione elettronica, ci si può rivolgere a una società di consulenza come FBF Management (fiduciariafbf.ch), il cui scopo è di affiancare l’imprenditore in ogni fase della gestione aziendale.